“Bienvenido al nuevo lugar de trabajo híbrido, donde las personas trabajan en una combinación de en la oficina y de forma remota, y pocos están seguros de cómo organizarse y hacer las cosas”. Esta reveladora frase forma parte de un artículo publicado por CEPYMENews que vamos a reproducir a continuación para contarte cinco claves para impulsar la productividad en una oficina híbrida.
Establece una oficina base de operaciones
Hay mucha especulación sobre cómo se utilizará el espacio de oficina una vez que los equipos comiencen a operar de manera híbrida. Una sugerencia es el «hot-desking», en el que los trabajadores comparten las estaciones de trabajo, y tal vez incluso por orden de llegada. Pero esta opción deja a las personas en la oficina con una sensación real de que son transitorias. No tienen ningún sitio para dejar sus cosas, cambian cada día y tienen que reorientarse. Y esto realmente socavará su productividad. En su lugar, prueba los escritorios compartidos donde puedes tener dos equipos que rotan dentro y fuera de las estaciones de trabajo de una manera estructurada. Incluso si compartes una oficina con otra persona a tiempo parcial, aún puedes mantener allí una colección de los artículos que necesitas durante el transcurso de tu jornada laboral en lugar de luchar por los mejores asientos con los miembros de tu equipo”.
Planifica tres días seguidos
“Cuando tu horario cambia con regularidad, tratar de planificar el día a día no será suficiente. Mirar hacia el futuro a tres días vista te dará una idea de lo que necesitas planificar. Por ejemplo, si estás en la oficina durante dos días y luego trabajas de forma remota, puedes planificar mejor las situaciones que surgirán”.
Comparte el acceso a la información y el trabajo
“Pocas cosas son más perjudiciales para la productividad que no tener los archivos, los datos o el producto de trabajo que necesitas. Las empresas híbridas simplemente tendrán que tener una base más digital. Además, deberás establecer reglas básicas para administrar archivos en papel, suministros y tecnología. Los archivos en papel o los datos normalmente deben permanecer en la oficina, especialmente si otros miembros del equipo los necesitan. Eso puede requerir que pienses más en los datos que necesitarás cuando trabajes desde casa”.
Utiliza las herramientas adecuadas
“Una de las mejores formas de asegurarte de que otros tengan acceso a la información que necesitan es utilizar plataformas de colaboración basadas en la nube. Y si bien varias plataformas tienen sus fortalezas, la clave para ser más productivo es asegurarte de que los miembros de tu equipo estén usando las mismas plataformas y que haya algunas pautas sobre cómo usarlas. Si tienes miembros del equipo que utilizan diferentes plataformas, es posible que otros no puedan acceder fácilmente a ese trabajo y datos, lo que puede causar retrasos e ineficacia”.
Gestionar reuniones e interrupciones
“Si hay menos horas centrales en las que todo el equipo está trabajando al mismo tiempo, se necesitarán más sistemas para guiar las reuniones. Es posible que tengas días y horas específicos en los que las reuniones son posibles, por lo que esos tiempos deberán usarse con prudencia, no solo para asegurarte de obtener el tiempo de colaboración que necesitas, sino también para evitar perder tiempo en reuniones innecesarias. Además, muchos esperan con ansias el aspecto social de la oficina. Querrás ponerte al día con tus compañeros de trabajo, pero también querrás proteger el tiempo que necesitas dedicar a otras cosas. Será un acto de equilibrio, sobre todo al principio”.
